QUY TRÌNH BÁO CÁO SỰ CỐ & SUÝT SỰ CỐ
I. THÔNG ĐIỆP TỪ BAN LÃNH ĐẠO
Kính gửi toàn thể Cán bộ Nhân viên và các Bên liên quan,
Một môi trường làm việc an toàn không được đo bằng việc không có sự cố xảy ra, mà bằng khả năng nhận diện sớm rủi ro và hành động kịp thời trước khi hậu quả hình thành. Mỗi tình huống bất thường, dù nhỏ, đều mang trong đó một tín hiệu quan trọng. Việc ghi nhận và chia sẻ những tín hiệu này giúp doanh nghiệp nhìn rõ hơn những điểm cần cải thiện trong sản phẩm, quy trình và cách vận hành. Đó cũng là cách để bảo vệ chính mình, đồng nghiệp và những người sử dụng sản phẩm của Mai Hoa.
Công ty CPTĐ Mai Hoa khuyến khích mỗi cá nhân chủ động báo cáo sự cố và cả những tình huống “suýt xảy ra” với tinh thần xây dựng. Mọi thông tin được tiếp nhận nhằm mục tiêu cải thiện hệ thống, không phải để tìm lỗi hay quy trách nhiệm cá nhân.
Một báo cáo được gửi đi đúng lúc có thể ngăn chặn một rủi ro lớn trong tương lai. Đây là hành động thiết thực để cùng nhau duy trì một môi trường làm việc an toàn, minh bạch và phát triển bền vững.
II. KHÁI NIỆM "SỰ CỐ" VÀ "SUÝT SỰ CỐ"
- Sự cố: Là những tình huống đã xảy ra và gây ảnh hưởng, hoặc có nguy cơ gây ảnh hưởng, đến con người, môi trường, tài sản hoặc chất lượng sản phẩm trong quá trình vận hành.
- Suýt sự cố: Là những dấu hiệu hoặc tình huống bất thường có thể dẫn đến rủi ro, tuy chưa gây hậu quả nhưng nếu không được nhận diện và xử lý kịp thời, hoàn toàn có thể phát sinh thành sự cố thực tế.
Công ty CPTĐ Mai Hoa khuyến khích việc ghi nhận và báo cáo các tình huống suýt sự cố như một bước chủ động để phòng ngừa rủi ro từ sớm, thay vì chờ đến khi sự cố xảy ra mới xử lý.
III. NGUYÊN TẮC THỰC HIỆN
- Kịp thời và rõ ràng: Thông tin được ghi nhận và báo cáo ngay khi phát sinh, đảm bảo dữ liệu đầy đủ để hỗ trợ xử lý và giảm thiểu rủi ro lan rộng.
- Việc báo cáo và xử lý sự cố hướng đến xác định nguyên nhân cốt lõi và cải thiện quy trình, không nhằm quy trách nhiệm cá nhân.
- Danh tính và thông tin của người báo cáo được bảo vệ phù hợp, tạo điều kiện để mọi cá nhân chủ động phản ánh mà không lo ngại tác động bất lợi.
- Liên tục cải tiến: Mỗi sự cố và suýt sự cố được xem là nguồn dữ liệu thực tiễn, phục vụ việc hoàn thiện sản phẩm, quy trình và môi trường làm việc.
IV. QUY TRÌNH 5 BƯỚC XỬ LÝ SỰ CỐ
Bước 1: Ứng phó ban đầu
Khi phát hiện sự cố hoặc nguy cơ mất an toàn, cần ưu tiên xử lý nhanh tại thời điểm phát sinh:
- Chủ động cảnh báo những người xung quanh
- Tạm dừng thiết bị hoặc hoạt động có liên quan (nếu cần)
- Hỗ trợ sơ cứu trong khả năng cho phép
- Hạn chế tiếp cận khu vực rủi ro
- Thông tin ngay cho người quản lý trực tiếp
Bước 2: Thông báo nhanh
Ngay sau khi tình huống được kiểm soát bước đầu, thông tin cần được chuyển đi sớm qua các kênh phù hợp:
- Báo trực tiếp cho quản lý/phụ trách bộ phận
- Hoặc thông qua hotline 0986602288 / email nội bộ info@maihoagroup.vn
- Nội dung tối thiểu gồm:
- Thời điểm và vị trí
- Mô tả ngắn gọn tình huống
- Ảnh hưởng (nếu có)
- Hành động đã thực hiện
Bước 3: Ghi nhận chính thức & phân loại
Trong vòng 24 giờ, sự việc được cập nhật đầy đủ vào hệ thống báo cáo:
- Hoàn thiện biểu mẫu báo cáo: Mẫu phiếu báo cáo sự cố, suýt sự cố (kèm hình ảnh nếu có)
- Phân loại mức độ: thấp - trung bình - nghiêm trọng
- Xác định phạm vi ảnh hưởng (con người - môi trường - vận hành - sản phẩm)
Bước 4: Xác minh & phân tích nguyên nhân
- Tùy theo mức độ, bộ phận phụ trách sẽ tiến hành đánh giá:
- Thu thập thông tin từ các bên liên quan
- Xác định nguyên nhân trực tiếp và nguyên nhân hệ thống
- Đề xuất hướng xử lý và cải tiến
- Người liên quan có trách nhiệm cung cấp thông tin trung thực và được đảm bảo không chịu bất kỳ hình thức gây áp lực hay bất lợi nào.
Bước 5: Khắc phục & phòng ngừa tái diễn
Sau khi có kết quả đánh giá, các hành động được triển khai:
- Thực hiện biện pháp xử lý ngay đối với rủi ro hiện hữu
- Thiết lập giải pháp dài hạn nhằm ngăn ngừa lặp lại
- Cập nhật quy trình, hướng dẫn hoặc tiêu chuẩn cập nhật (nếu cần)
- Chia sẻ bài học kinh nghiệm trong nội bộ
- Người báo cáo và các bên liên quan sẽ được phản hồi về kết quả xử lý và các thay đổi liên quan.
(Các chi tiết cụ thể hơn được quy định tại Chính sách quản trị rủi ro trong Bộ chính sách PTBV của Công ty CPTĐ Mai Hoa)
CÁC KÊNH TIẾP NHẬN BÁO CÁO
Người lao động có thể báo cáo sự cố qua bất kỳ kênh nào thuận tiện nhất:
- Trực tiếp: Báo cáo ngay cho Trưởng ca/Quản lý trực tiếp.
- Khẩn cấp (24/7): Hotline: 0986602288
- Email: info@maihoagroup.vn
MỌI THẮC MẮC VỀ QUY TRÌNH, VUI LÒNG LIÊN HỆ:
Email:info@maihoagroup.vn
Điện thoại: 0986602288 / 1900868683
Địa chỉ nhà máy: …………………..